Zebrałem tu pytania o cenę, które zwykle padają, zanim ktoś w ogóle powie, co system ma robić. Odpowiadam krótko.

Ile kosztuje CRM na zamówienie?

Nie wiem, dopóki nie wiem, ile procesów ma obsłużyć. Lista klientów z notatkami i przypomnieniami to jeden proces. Lista klientów, z której handlowiec robi ofertę, ofertę zatwierdza kierownik, a po akceptacji system wystawia fakturę i wysyła ją do księgowości, to cztery procesy i trzy role. Każdy proces to logika, uprawnienia i testy. Liczba ekranów ma drugorzędne znaczenie.

Co jeszcze podnosi cenę?

Integracje. Połączenie z dobrze opisanym API fakturowni czy sklepu to zwykle kwestia dni. Stary system bez API, z którego dane trzeba wyciągać plikami, to zupełnie inna rozmowa.

Migracja danych. Trzy arkusze i dwie skrzynki mailowe trzeba połączyć, wyczyścić z duplikatów i przenieść. Ta część bywa niedoszacowana, bo arkusz „Klienci_FINAL_v3_nowy.xlsx” zawsze ma niespodzianki.

Potem drobiazgi, które się sumują: raporty, wersja na telefon, import i eksport, historia zmian, RODO.

Nie lepiej kupić gotowy?

Często lepiej. Policz: cena za użytkownika razy liczba osób razy lata. Przykład z wymyślonymi liczbami: 20 osób po 100 zł miesięcznie to 24 000 zł rocznie, 120 000 zł w pięć lat.

Przy zespole poniżej dziesięciu osób i typowej sprzedaży własny CRM to zwykle przepłacanie. Gotowiec zrobi to taniej i od jutra.

A kiedy własny się opłaca?

Gdy płacisz za dziesiątki stanowisk, a każdy używa trzech funkcji. Gdy obchodzisz ograniczenia narzędzia arkuszami obok. Gdy dane klientów nie powinny leżeć u zewnętrznego dostawcy.

Sami przerabialiśmy ten rachunek, tylko przy banerach cookies. Gotowe platformy liczą opłatę od każdej domeny, ograniczają wygląd banera i trzymają dane o zgodach u siebie. Przy kilku stronach i planach na kolejne wyszło nam, że lepiej zbudować własną. Tak powstało CookieDomain (Laravel 13, a baner w czystym JavaScripcie), które obsługuje też tę stronę. Przy jednej stronie rachunek wyszedłby odwrotnie.

Jak nie przepłacić?

Lista „koniecznych” ficzerów ma zwyczaj rosnąć do wielkości zatwierdzonego budżetu. Połowa z nich to pomysły ze spotkania, z których potem nikt nie korzysta.

Dlatego wyceniamy w etapach. Pierwszy to działająca wersja jednego procesu, tego, który dziś boli najbardziej, z ceną znaną przed startem. Po nim widać system w prawdziwej pracy i dopiero wtedy decydujesz o następnym kroku. Bywa, że połowa planu okazuje się niepotrzebna.

Co po wdrożeniu?

Serwer, kopie zapasowe, aktualizacje bezpieczeństwa, poprawki przy zmianie przepisów. Niewielkie kwoty, ale doliczaj je, porównując z abonamentem. Kod trafia do Twojego repozytorium od pierwszego dnia, więc za kilka lat możesz rozwijać system z kimkolwiek.